چندی پیش یکی از دوستان بعد از خواندن مطالب و معرفی برنامه‌های مدیریت کار نظیر Todoist و Wunderlist گفت من هیچوقت نتونستم به مدت طولانی از این برنامه‌ها استفاده کنم. اونروز من قول دادم که از تجربیاتم در این رابطه بنویسم. در حقیقت در این نوشته قصد دارم در مورد دلایلی که باعث می‌شود استفاده از برنامه‌های مدیریت کار ادامه دار باشد را بررسی کنم، پس در ابتدا بیاییم برخی دلایل که بعد از کنار گذاشتن این برنامه‌ها و روش‌ها می‌شنویم و می‌گوییم را ببینیم:
فراموش می‌کنم
چند روز اول جذابیت داره اما به مرور زمان به سمت فراموشی می‌رود و این همه چیز را خراب می‌کند.
تاثیر چندانی نداشت
به نظرم بیش از اندازه روش تبلیغ شده. حداقل برای من که اینطور بود و فرقی با قبل حس نکردم.
وقتی زیادی از من می‌گیره که اونقدر ارزش نداشت
کاری که توی ۲ دقیقه می‌خواهم انجام بدهم اونوقت برم ۵ دقیقه وقت بزارم تسکش رو بزنم و بعد بیام تیکش رو بزنم؟ مسخرست!
لیستم به مرور زمان هی طولانی‌تر می‌شه و اعصاب خورد کن شده
با گذشت هر روز، کارهایی از روزهای قبل به روز جدید اضافه می‌شه. تقریبا الان که بازش می‌کنم با لیست زیادی از کارهای عقب افتاده و انجام نشده مواجه می‌شوم. مشاهده همین لیست اعصاب و انرژی من را از بین می‌برد.
برای کار من ساخته نشده
هرچیزی رو برای کاری ساختن. این روش‌ها به درد کار من نمی‌خوره.
لیست بالا بخشی از دلایلی بود که من برای عدم استفاده از این برنامه‌ها و روش‌ها شنیدم. مطمئنا دلایل زیاد دیگری هم وجود دارد و البته که ما دوست داریم استفاده کنیم اما دلایل منطقی زیادی هم هست که به این نتیجه برسیم این از جنس کار ما نیست…
اما قبل از اینکه بریم در مورد راه حل‌ها بخوانیم، یک اصل مهم را فراموش نکنیم:
هیچ فرمولی برای حل این مشکل وجود ندارد. باید تصمیم گرفت، وقت صرف کرد و برای بهبود آن تلاش نمود. این کار هم مثل بقیه کارها سختی‌های مخصوص به خودش را دارد و در ابتدای کار حتی می‌تواند باعث کاهش کارائی هم بشود. حداقل می‌توانید بهش به عنوان یک سرمایه گذاری نگاه کنید.
سیستمی بسازید تا برای شما کار کند
«من یک کاری را انجام نمی‌دم یا وقتی انجام می‌دم، خوب انجامش می‌دم». این یک فرآیند است نه کار که بعد از انجام تیک آن‌را بزنید. پیشنهاد می‌کنم از ساده‌ترین چیزها شروع کنید. نوشتن روی یک برگ کاغذ یک قدم بسیار بزرگ است که برای بسیاری همین نیز کامل کفایت می‌کند.
از مراحل پایین شروع و هر زمان که حس کردید از تمامی قابلیت‌های اون روش دارید استفاده می‌کنید و هنوز برخی نیازهایتان برآورده نشد، آن را ارتقا دهید و البته درگیر مطالب و برنامه‌های خوش رنگ و آب نشوید.
در همین رابطه بخوانید:
تبدیل شدن به عادت
گفته می‌شه اگر کاری را به صورت مداول برای ۶۰ روز انجام دهید، یک عادت ایجاد می‌شود. این فرآیند زمانی به موفقیت می‌تواند برسد که انجام آن برای شما تبدیل به عادت شده باشد (عادت را برای خودتان تعریف کنید).
در همین رابطه بخوانید:
گفتن «نه»
اگر مطالبی در مورد انسان‌های موفق خوانده باشید یکی از توانایی آن‌ها گفتن نه است. «نه» گفتن اصل مهمی در کارائی است. اما چه زمانی باید نه گفت؟ هر کاری به من گفته می‌شه یا مهمه یا باید انجام بدهم، می‌شه گفت نه؟
یکی از مزایای داشتن برنامه، شناختن کارهای اضافی و با اولویت پایین است. تاثیرگذاری کارهایتان را ببینید، قانون ۸۰/۲۰ را استفاده کنید. به مرور کارهای زیادی را مشاهده می‌کنید که می‌توانید به آن‌ها نه بگویید. در حقیقت این نه گفتن‌ها باید دلیلی باشد برای تمرکز بیشتر روی کارهای مهمتر.
(نه گفتم تنها برای کارها و افراد نیست، نه گفتن به برخی فعالیت‌های روتین نیز تاثیر بسیار زیادی ایجاد می‌کند. برای نمونه نوشته تمرکز زیر رگبار نوتیفیکیشن‌ها را بخوانید)
ایجاد حس خوب
فرآیند درست باید حس خوب در شما ایجاد کند. سعی کنید این حس‌ها را پیدا کنید و البته سیستمی بسازید که به شما حس خوب منتقل می‌کند. بطور مثال در روش پومودورو یک استراحت بلند مدت بعد از چند چرخه، یک حس خوب دارد ویا در برنامه Todoist قسمت Productivity می‌تواند بخشی از حس خوب را ایجاد کند.
در همین رابطه بخوانید:
حذف زمان
تا جای امکان برای کارهایتان ساعت خاص قرار ندهید و در یک مرحله بالاتر حتی روز خاصی هم مشخص نکنید، در عوض آن‌ها را براساس اولویت انجام و اهمیت لیست کنید.
محدود کردن به زمان خاص مشکلات زیادی بوجود میاورد و احتمال خراب شدن برنامه ریزی شما را به شدت بالا می‌برد. علاوه بر این، انجام کارهای براساس اولویت باعث افزایش ناگهانی کارائی می‌شود (اگر اولویت‌های کاری خود را نمی‌شناسید آن‌را از مسئول مربوطه بپرسید).
البته این را هم در نظر داشته باشید که برخی کارها نیازمند انجام در روز و حتی ساعت به خصوصی هستند اما بعد از مدتی متوجه می‌شوید تعداد آن‌ها پایین‌تر از چیزی بوده که فکر می‌کردید.
در همین رابطه بخوانید:
کارهایی که هر روز می‌بینیم
برخی کارها هستند که هر روز آن‌ها را با خودمان میاوریم. اگر برنامه روزانه برای خودتان ایجاد کنید احتمالا این کارها را دیده‌اید. بعضی‌هاشون که تبدیل به دوستان یا دشمنان قدیمی شده‌اند (یک ماه یا بیشتره که هر روز با شما می‌آیند). با این کارها که آفت برنامه ریزی است چه باید کرد؟
این دست از کارها معمولا اولویت بالایی ندارند، بنابراین می‌توانید به آن‌ها «نه» بگویید ویا در لیست جداگانه‌ای قرارشان دهید. محول کردن این کارها به افراد دیگر نیز از روش‌هایی هست که می‌تونه نتیجه خوبی داشته باشه.
اون سمج‌ها را نیز با یک حرکت جهادی هم می‌توانید در ابتدای صبح از شرشان خلاص شوید (یا انجام بدید یا روش خط بکشید!).
و البته بسیاری از این موارد مربوط به کارهایی می‌شود که بخشی از آن به عهده فرد یا افراد دیگری است. در این شرایط نوشته «نحوه پیگیری کارها» می‌تواند به شما کمک کند.
در بالا تجربیات من در مورد اینکه چرا نمی‌توانیم روی برنامه ریزی بمانیم را خواندید. البته این مبحث انقدر طولانی هست که مطمئنا در قالب چند نوشته هم نمی‌گنجد. نحوه تفکر درست (بخوانید: اهمیت کاربردپذیری)، استفاده از ابزار و متدهای صحیح (بخوانید: The Ultimate Guide to Personal Productivity Methods) از موارد مهم دیگری هست که با صرف زمان و تلاش لازم می‌تواند به ما در برنامه ریزی صحیح روزها و کارهایمان کمک کند.