نحوه پیگیری کارها

john-smith-large

همه ما بخشی از کارمان در روز صرف پیگیری از دیگران می شود. حجم میزان پیگیری براساس نوع کارتان و وابستگی کارتان به دیگران متغییر است.

پیگیری کارها از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است، بطور مثال:

  • کار شما تا زمان رساندن بخشی از کار توسط دیگری به اتمام نمی رسد
  • زمان بندی شما وابسته به نفر(ات) دیگری هست
  • با زیاد شدن زمان نیازهای کارفرما تغییر می کند
  • نبود پیگیری باعث فراموشی می شود

در مجموع پیگیری بخش بسیار مهمی از کار ماست و این وقتی اهمیت بیشتری پیدا می کند که بدانیم افراد تمایل به انجام ندادن کارها دارند و احتمالا عدم پیگیری شما برابر خواهد بود با انجام نشدن آن کار. البته عدم استفاده از برنامه های تسک منیجر توسط افراد نیز خودش یک عامل مهم در این قسمت است.

در همین رابطه بخش عمده ای از وظیفه کاری من پیگیری هست چراکه متصل کننده تیم های مختلف به یکدیگر و البته ارتباط با مشتری و کارفرما هستم. همین باعث شد تا در مورد مبحث نحوه پیگیری کارها مطلبی بنویسم و از تجربیات خودم در این زمینه بگم.

پیگیری از چه افرادی

نوع و افرادی که می خواهید از آن ها پیگیری کنید را بشناسید، چراکه نحوه پیگیری از هر گروه ویا هر فرد می تواند متفاوت باشد. پس روی کاغذ یا هر وسیله دیگر این افراد و گروه ها را مشخص کنید.

کانال های ورودی

کانال های ورودی یعنی کانال هایی که کارهایی از جنس پیگیری برایتان ایجاد می شود. شناختن این کانال ها اهمیت بسیار زیادی دارد و البته بررسی مشکلات پیش اومده از عدم پیگیری درست باعث می شه تا نقاط تاریک این کانال ها را بشناسید. بطور مثال چندی قبل من متوجه شدم ایمیل هایی که ارسال می کنم و نیاز به پاسخ دارد در مواردی که پاسخی دریافت نمی شه، فراموش می شود. پس یک کانال ورودی من در حقیقت ایمیل های ارسالی ای هست که نیاز به پاسخ دارد.

ثبت پیگیری ها

برای ثبت پیگیری ها پیشنهاد می کنم از یک برنامه تسک منیجر شخصی استفاده کنید (مانند Wunderlist یا Todoist). ثبت پیگیری ها شاید مهمترین بخش پیگیری درست از دیگران باشد. سپردن این بخش به حافظه و یا انتظار داشتن از دیگران بابت انجام کارهای مربوط به خودشون در زمان درست، نتایج ناگواری را در پی خواهد داشت.

در این بخش دانستن کانال های ورودی اهمیت بسیاری دارد. تقریبا برای هر کانال ورودی باید یک برنامه مشخص داشته باشید. کانال های ورودی می تواند سیستم تسک منیجر مورد استفاده در شرکت باشد ویا ابزارهایی مانند ایمیل، تلفن، سیستم پشتیبانی، مسنجرها و البته گفتگوی رو در روی افراد با یکدیگر.

Inbox Zero

اگر سر و کارتان با ایمیل زیاد است، روش Inbox Zero کمک بسیاری به پیگیری درست کارها انجام می کند.

سیستمی بسازید تا برای شما کار کند

شناختن ابعاد، کانال ها و افراد دید خوبی به شما می دهد تا سیستمی بسازید تا برای شما کار کند (بخوانید: حس خوب کاغذ). بطور مثال  برای حل مشکل پیگیری ایمیل هایی که ارسال می کنم (که در بالا عنوان شد) در هنگام ارسال ایمیل های مورد نیاز برای پیگیری در قسمت Bcc آدرس ایمیل تسک لیستی مخصوص در Todoist را قرار می دهم (اگر شما از این ابزار استفاده می کنید، این صفحه را ببینید).

ولی بقیه از من متنفر می شوند

hate

متاسفانه فردی که کارها رو پیگیری می کنه معمولا فرد محبوبی در بین دیگران نیست. البته بخشی از این تنفر هم بر می گرده به نحوه اشتباه پیگیری، احتمالا دیدیم افرادی رو که به شکل رگباری فقط می پرسند چی شد و منطق درست را هم نمی فهمند (نوع مدیریت ذره بینی هم از دلایل این موضوع می تواند باشد).

یک راهی که می تواند به این بخش کمک کند، دریافت زمان برای پیگیری مجدد از خود شخص مورد نظر است. بله، از خود فرد بخواهید زمانی برای اتمام کار و یا پیگیری شما مشخص کند. توضیح در مورد اهمیت و زمان بندی های خودتان و کار نیز می تواند به این مسئله کمک کند.

همچنین توضیح اینکه به هر حال بخشی از کار شما پیگیری ه و شما نیز توسط فرد دیگری پیگیری می شوید، می تواند به بهبود شرایط کمک کند.

در آخر…

از پیگیری نترسید، این حق شماست تا بتوانید کارهایتان را درست و به موقع انجام بدید. می توانید لیستی با عنوان “چرا باید پیگیری کنم” بسازید (مانند مواردی که در ابتدای نوشته عنوان شد) و هر موقع شک کردید به اون لیست مراجعه کنید.

بخوانید:

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *