آن چه من در مورد برنامه ریزی آموختم

plan1

از وقتی یادم هست در دوران مدرسه همواره علاقه داشتم کارهام با برنامه جلو بره و همواره پیش خودم می گفتم اگر بخوام موفق باشم باید همه کارهام روی برنامه ریزی مشخص انجام بشه.

روزهام رو مشخص و برای کارهای مختلفم زمان مشخصی قرار داده و یه برنامه خوب و سخت آماده می کردم. وای پسر! این برنامه جلو بره چی می شه…

انگیزه بالا باعث می شد از فردا با قدرت برنامه را شروع کنم… گاهی چند روز و شاید نهایتا یکی دو هفته طول می کشید اما همه چیز خیلی سریع به هم می ریخت… شکست… شکست… شکست

سال ها به همین نحو گذشت… همواره سعی داشتم تا مشکلات رو بیشتر حل کنم و برنامه بهتری داشته باشم… برای همین کتاب های مختلفی رو هم مطالعه می کردم اما باز هم نمی شد و اون روند نا امید کننده ادامه یافت… یک جای کار ایراد داشت یا من آدم نبودم که بتونم با برنامه برم جلو…

چندین سال از اون روزها می گذره و اگر فکر می کنید الان همه چیز برای من درست شده و خواهید توانست با خوندن این مطلب همه مشکلاتتون رو حل کنید، سخت در اشتباهید! اما، توی این چندین و چند سال نکات خوبی در این رابطه آموختم که باعث افزایش کیفیت، انعطاف و زمان اجرا برنامه بشه و سعی کردم اون ها رو در قالب یک نوشته (همینی که در حال مطالعه اون هستید) با محوریت چند اصل و قانون ارائه کنم، چراکه مطمئنا این موضوع مشکل بسیاری هست و شاید بتونه این تجربیات به بهبود برنامه ریزی کمکتان بکنه.

اصل اول: هر شخص، شرایط و زمان نیازمند یک برنامه یکتاست

هیچ کتاب و یا شخص خاصی نمی تواند برایتان برنامه ای مشخص را آماده و شمارا در این راه قرار دهد. بنابراین همچین انتظاری نداشته باشید.

اصل دوم: قدم های کوچک بردارید

قرار نیست یک شبه از یک شخص بدون برنامه به یک شخص برنامه ریز تبدیل شوید… بنابراین سعی کنید با ساده ترین چیزها و کوچک ترین موارد شروع کرده و در طول زمان آن را گسترش دهید. لقمه بزرگ برای برنامه ریز شدن از گلوی کسی پایین نرفته… یا حداقل من ندیدم.

اصل سوم: تمرین، تمرین و تمرین

اگر قصدتان این هست که در این موضوع بهتر شوید پس باید منتظر شکست باشید و سعی کنید بعد از هر شکست دلایل اون رو پیدا کرده و در برنامه ریزی بعدیتان اعمال کنید.

نوشتن قرآیند کار و روزها درسته کار سختی هست اما می تونه در دراز مدت بسیار مفید باشه.

سه اصل برای پذیرفتن قبل از شروع لازم بود که در بالا آن ها را خواندید. حالا نوبت به قوانین برنامه ریزی:

shutterstock_73525639-plan

قانون اول: انعطاف پذیری

مهم ترین دلایل شکست یک برنامه عدم انعطاف اون هست. از اونجایی که ما از آینده خبر نداریم بنابراین احتمال بروز هر مشکلی برای به هم ریختن برنامه وجود دارد و اگر برنامه از انعطاف لازم برخوردار نباشد با یک ضربه به آن مانند دومینو تمام برنامه به هم می ریزد.

هر چقدر انعطاف برنامه بالاتر باشد می تواند راه بیشتری را با آسیب کمتر طی نماید. به نظر من مهمترین قانون هم همین مورد هست.

قانون دوم: در بازه های زمانی کوتاه برنامه بریزید

عجله نکنید! برنامه پنجم توسعه خودتان را کمی به تعویق بندازید و از کوچک شروع کنید… پیشنهاد من برنامه ریزی در بازه های زمانی یک هفته هست اما این نکته را هم توجه داشته باشید که برنامه در هر روز و هر لحظه باید با شرایط منطبق شود بنابراین جا برای بازنگری قرار دهید.

این رو در نظر داشته باشید که به هر میزان زمانی که می خواهید برای آن برنامه ریزی کنید (بطور مثال یک روز، یک ماه، یک سال و … ) بیشتر باشد باید اهداف و برنامه شما به سمت کلی شدن حرکت کنید. مثلا اگر می خواهید برنامه 10 سال آینده خود را بچینید به هیچ وجه وارد جزئیات نشده و تنها به دید، رویا و اهداف بلند مدتی که دارید فگر گرده و روی آن ها کار کنید.

قانون سوم: از ابزارهای ساده استفاده کنید

برنامه ریزی در ذهن به درد نمی خوره. برنامه باید مکتوب باشه، چه روی یک تکه کاغذ چه در یک برنامه مخصوص برنامه ریزی. ابزاری که می خواهید برنامه خود را در آن قرار دهید که بتوانید در هر زمانی به آن دسترسی داشته و آن را تغییر دهید بسیار مهم است.

امروزه ابزارهای زیادی برای این کار بوجود آمده اند اما شاید برای شما بهترین ابزار یک تکه کاغذ که همیشه در جیبتان قرار می گیرد، باشد. اصل انتخاب ابزار ساده بودن آن است به طوری که ورود و استفاده از آن برایتان کمترین زمان را نیاز داشته باشد.

بطور نمونه من برای برنامه ریزی شخصی از برنامه Clear بر روی سیستم عامل iOS استفاده و برای برنامه ریزی شرکتی از Trello استفاده می کنم که هر دو در نوع خودشون ساده ترین هستند.

قانون چهارم: زمان ها را حذف کنید

بله، تا جایی که امکانش هست از لیست برنامه خود زمان را بردارید… در قدم اول:

– من کار فلان را در تاریخ فلان و ساعت 2-4 انجام می دهم -> می شود: من کار فلان را انجام می دهم.

این قانون باز به قانون اول که انعطاف بیشتر برنامه را شرح می دهد بر می گردد. بنابراین تا جای امکان اگر می توانید زمان را حذف کنید پس شک نکنید، زمان را حذف کنید.

در حقیقت کارهای کمی وجود دارند که باید در یک زمان مشخص انجام شوند… باور کنید… امتحان کنید

قانون پنجم: ترتیب را براساس اولویت قرار دهید

در بالا گفتیم زمان را باید حذف کرد و حالا با مرتب کردن کارها با اولیت برنامه شما کامل خواهد شد. یک برنامه خوب در یک نگاه کوتاه لیستی از کارهایتان را براساس اولویت اهمیت به شما نشان می دهد.

قانون ششم: تا جای امکان همه چیز را ساده کنید

هر چیزی را که امکانش هست ساده کنید… در بالا به ابزار ساده اشاره شد اما این سادگی می تواند حتی به عنوان کاری که قرار هست انجام دهید هم اعمال شود… بگذارید در زمان انجام کار دستتان باز باشد و بتوانید خلاقیت بیشتری را در نحوه انجام آن از خود نشان دهید. این قسمت به مرور زمان با تجربه می تواند پیشرفت های زیادی به شما بکند.

موفق باشید

7 دیدگاه

  1. خوندنی مینویسی نوید
    مساله اول: خیلی از کارهایی ما وابسته به کار خوب و باب میل و بموقع دیگر همکاران است.
    یکی از بحرانها که معمولا برای برنامه ریزی شخصی هم اتفاق میافته، ضعف هماهنگی گروهیه. هر چقدر برنامه را کوچک ، ساده و با اولویت بندی بنویسیم ، وقتی یه کار قراره گروهی انجام بشه و نمیشه یا بد انجام میشه اونوقت برنامه ریزی به کجا میرسه؟

    مساله دوم: خیلی از کارهایی که ما روزانه انجام می دیم هم برای استفاده دیگر همکارامون هست.
    بنظرت میشه زمان تعیین نکرد؟ حذف زمان که نوشتی جالب به نظر میاد. داخل شرکت ما حضور زمان یه سختی هایی داره؛ اما حذف کردنش وحشتناک بنظر میاد.

    • ممنون پیام جان

      این نوشته بیشتر تمرکزش روی برنامه ریزی شخصی ه تا گروهی

      در مورد مساله دوم هم همونطور که گفته شده موضوع این نیست که همه زمان ها حذف بشه بلکه تا جایی که می شه حذف بشه. بعد از یه مدت کار می شه زمان های بیشتری رو از برنامه حذف کرد…

  2. سلام

    ممنون برای پستهای مفیدی که درباره بهره‌وری و برنامه ریزی مینویسد

    من چند روزی هست که دارم کتاب Getting Things Done دیوید آلن را میخوانم
    شما در سایت‌تان نوشته بودید که از روش GTD استفاده میکنید
    میخواستم خواهش کنم که مطلبی درباره تجربه خودتان در استفاده از سیستم GTD بنویسید

    با تشکر

دیدگاه ها بسته شده است.