توی مباحث کارائی Inbox Zero طرفدارها و مخالفان خاص خودش رو داره. اجازه بدید در ابتدا یک توضیح کوتاه راجع به این مفهوم بدم:
این مفهوم اولین توسط آقای Merlin Mann توسعه داده شد و در شکل خلاصه، روشی برای مدیریت ایمیل هاست با این هدف که Inbox شما باید همیشه ویا در بیشتر مواقع خالی باشد. برای آشنایی بیشتر و مشاهده یکسری نکات می توانید اینجا را مشاهده کنید. اما چند توصیه توسط آقای Mann (نویسنده وبلاگ افسانه ای 43 Folders) در این رابطه:
- در بیشتر زمان های روز برنامه ایمیل (الان شده اکثرن تب) را ببندید
- برای پردازش ایمیل ها از روش پاک کردن (بایگانی)، محول کردن به دیگری، پاسخ، به تاخیر انداختن ویا اجرا در هنگام پردازش، استفاده کنید
- همیشه به پیام هایی که پاسخ به آن ها کمتر از 2 دقیقه از شما زمان می گیرد، بلافاصله جواب بدید.
پیشنهاد می کنم ویدئوی مرتبط با این مبحث رو که در سال 2007 ساخته شده در این آدرس مشاهده کنید.
در حقیقت در این روش شما در بازه های زمانی ای در روز باید ایمیل خود را باز کرده، بخش Inbox را پردازش کنید. پردازش به مفهوم پاسخگویی نیست. بطور مثال گفته می شه مواردی از ایمیل ها که نیاز به زمان طولانی تر از 2 دقیقه برای پاسخ دارند را به پوشه “requires response” منتقل کنید.
موافقان این روش اون رو در راستای کارائی بیشتر می بینند و مخالفان نیز اون رو بیشتر از بین بردن عمر آدم در ایمیل می بینند.
خود من جز دسته موافقان این روش هستم و حدود 4 سال پیش هم مطلبی در این رابطه نوشته بودم با عنوان بهره‌وری: بازنگری در inbox که پیشنهاد می کنم اون مطلب رو هم مطالعه کنید.
اما تجربیات شخصی خودم در این رابطه:
هدف را بشناسید
هدف از این روش چیست؟ یه جورایی این روش ارتباط نزدیکی با GTD دیوید آلن داره (که خب من طرفدار اون روش هم هستم، خیلی) و باعث می شه ذهن شما خالی بمونه. یکی با پاسخ دادن به تمامی ایمیل هایی که لازم بوده، دیگری با بستن برنامه ایمیل که باعث تمرکز بیشتر روی کاری که دارید انجام می دید، می شه.
هدف مهمتر از نظر من: کسی برای انجام کارش در انتظار شما نباشه
بسته به اینکه کار شما به چه شکل باشد، یکسری افراد ممکن هست برای انجام کارشون منتظر پاسخ شما باشند. در یک گروه کاری این موضوع خیلی اهمیت پیدا می کنه که مطمئن باشید کسی برای انجام کارش در انتظار شما نباشه (این از نظر من هدف مهمتری نسبت به Inbox Zero هست)
استفاده از یک برنامه تسک منیجر
یک روش استفاده از Label ها و پوشه ها برای دسته بندی کردن ایمیل هاست که در بالا اشاره شد و در این مطلب هم نکات خوبی قبلا در مورد نوشتم. اما خود من به شخصه در حال حاضر استفاده از یک برنامه تسک منیجر مثل Wunderlist رو بیشتر ترجیح می دم. در حقیقت ایمیل هایی که قصد دارم در پوشه های مختلف قرار بدهم رو در اون برنامه وارد می کنم (گوگل هم با Google Inbox خودش سعی داره به این سمت حرکت کنه که هر ایمیلی که کاری روی آن انجام می دهید و پردازش می شه، Done بشه و همچنین بشه برای ایمیل ها نیز یک Reminder تعریف کرد).
بازه زمانی Inbox Zero
پیشنهاد می کنم خیلی این بازه رو کوتاه نگیرید. خود من معمولا صبح ها سعی می کنم به هدف Inbox صفر برسم. استفاده از برنامه های کمکی نظیر Coach me به من در این زمینه کمک می کنه.
البته این موضوع می تونه برای هر شخص متفاوت باشه اما وسواس نگیرید. شاید برای شما صفر کردن، یک بار در آخر هفته هم کاملا مناسب باشه.
ساده نگه دارید
از ساختن روش های پیچیده، مثل قرار دادن Labed های زیاد، فیلترهای مختلف و… خودداری کنید. معمولا یک فرآیند ساده با چند پوشه جوابگوی اکثر آدم ها خواهد بود.
یه مورد مشاهده شده: عدم بایگانی ایمیل ها
این مورد رو من خیلی دیدم. خیلی ها ایمیل هاشون رو بایگانی نمی کنند (Archive) و وقتی Inbox رو می بینی، بیش از چند هزار ایمیل که خیلی هاشون خوانده شده یا نشده وجود داره. اگر شما هم از این دسته هستید، اولین قدم که از نون شب واجب تره درست کردن این موضع هست.
مطلب خیلی عالی در همین زمینه
در آخر پیشنهاد می کنم این مطلب رو هم بخوانید (شامل نکات و روش های خیلی خوب برای رسیدن به این هدف).