ایجاد یک روند و ساختار مناسب به عنوان روند انجام کار یک پروژه از مسائل مهم مدیریت پروژه هست. بهتر است این چرخه را براساس وضعیت، سیستم‌های مورد استفاده و نوع مشتری‌هایتان طراحی کنید و البته انعطاف پذیری آن‌را نیز در نظر بگیرید.
روندی را که ما برای پروژه‌هایمان استفاده می‌کنیم در زیر مشاهده می کنید:
دریافت اطلاعات و برنامه ریزی
این بخش معمولا در اولین مرحله هر پروژه‌ای قرار دارد. هرچقدر بتوانید در این بخش خوب عمل کنید احتمال موفقیتتان بالاتر و بیشتر خواهد بود.
از مواردی که می‌تواند در این بخش قرار بگیرید می توان به موارد زیر اشاره کرد:
- چک لیست دریافت اطلاعات مورد نیاز
- جلسات هماهنگی
- ساختار اطلاعاتی
- ساختار فنی
- Wireframe ها
طراحی گرافیک
طراحی گرافیک برای ما مهمترین بخش پروژه می‌باشد. جایی که خروجی کار شما را به کاربر نهایی نمایش می‌دهد. اعمال استانداردهای کاربردپذیری و تجارب کاربری براساس اطلاعات جمع شده در مرحله قبل و هماهنگی های زیاد برای نزدیکی هرچه بیشتر طرح با خواسته مشتری از بخش‌های اصلی این بخش است.
پیاده سازی
زمان برترین قسمت پروژه می‌تواند این قسمت باشد. آماده سازی زیرساخت به همراه طراحی آماده شده در قسمت قبل در این بخش انجام می‌شود.
در زیر می‌توانید نمونه مواردی را که در این بخش گنجانده شده است، مشاهده کنید:
- نصب و تنظیم سیستم
- ایجاد بخش‌های مورد نیاز
- پیاده سازی طرح آماده شده در بخش‌های مختلف
- بررسی‌های اولیه از سیستم و کارکرد آن
- ورود نمونه محتوای اولیه
نکته: برای افزایش سرعت انجام پروژه می‌توان بعضی بخش‌ها را به صورت موازی انجام داد. در مثال ما این بخش می‌تواند با بخش طراحی گرافیکی به صورت موازی حرکت کند.
تحویل و آموزش
مرحله آخر، انجام تست‌های نهایی، رفع ایرادات احتمالی، آموزش کار با سیستم و تحویل نهایی کار می‌باشد.
موارد قرار گرفته در این مرحله:
- آپلود سیستم بر روی وب
- آموزش کار با سیستم
- ورود اطلاعات نهایی
- دریافت و رفع مشکلات ارسالی از سوی مشتری
- چک لیست بررسی‌های نهایی پروژه
- تحویل نهایی پروژه
خب، در بالا خلاصه‌ای از 4 مرحله‌ای که ما هم اکنون از آن استفاده می‌کنیم را مشاهده کردید. شما می‌توانید این مراحل را که با نام milestone شناخته می‌شود را براساس نیاز خود طراحی کنید. به عنوان مثال می‌توان بخش‌هایی مانند محتوا، تست، مراحل تحقیقی و پیاده سازی را به بخش‌های بیشتری تقسیم کرد.
همچنین برای مدیریت پروژه کارهای تحت وب می‌بایست از یک سیستم که برای انجام سریعتر، هماهنگی بهتر و برنامه ریزی بیشتر به شما کمک بسیاری می‌کند، استفاده کنید.
توجه داشته باشید که امروز سیستم و روش‌های بسیار زیادی وجود دارند، اما مهمترین نکته انتخاب سیستمی است که علاوه بر انجام نیازهای شما سریع و کارا باشد. برنامه‌ای مانند Microsoft Project ویا Microsoft Excel اصلا برای همچین کارهایی مناسب نیستند ( اولی به علت گستردگی بسیار زیاد و دومی به علت نداشتن ساختار مدیریت پروژه ).
یکی از دلایلی که بسیاری بعد از کار با این سیستم‌ها آن‌را کنار می‌گذارند، همین اشتباه در انتخاب سیستم است. یک سیستم دست و پا گیر مطمئنا دیر یا زود باعث شکست پروژه و عدم استفاده از آن خواهد شد.
” مدیر پروژه باید در تمامی مراحل پروژه نظارت کامل داشته باشد “
اگر مطلب قبل را مشاهده کرده باشید در تصویری که در آنجا قرار دادم نکات بسیاری می‌شه مشاهده کرد. این تصویر نشان دهنده واقعیت تلخی است که در روند انجام پروژه وجود دارد.
به همین دلیل من اعتقاد دارم مدیر پروژه باید در تمامی مراحل حتی قرارداد و پشتیبانی نظارت کامل داشته باشد. در ایران بسیار شاهد این هستیم که مدیر پروژه تنها مدیریت بخش سوم روند انجام پروژه ما را به عهده دارد و همین دلیل باعث بروز مشکلات و ناهماهنگی‌های بسیار خواهد شد.
علاوه بر این‌ها نکات زیر نیز بسیار اهمیت دارد:
ارتباط کامل با مشتری: پروژه قرار است برای مشتری آماده شود پس هماهنگی با مشتری بسیار مهم است. چیزی که در روش‌هایی همچون Agile خیلی بر روی آن تاکید می‌شود.
جلسات هماهنگی: در بازه‌های زمانی کوتاه باید به صورت مرتب و منظم جلسات هماهنگی با تیم خود داشته باشید تا همواره تمامی اعضا در هماهنگی و ارتباط کامل باشند.
پشتیبانی: با تحویل پروژه خط کاری به اتمام نمی‌رسد و بعد از آن بخش بسیار مهم پشتیبانی از آن شروع خواهد شد.
* برای مشاهده تمامی مطالب نوشته شده در بخش مدیریت پروژه می‌توانید به اینجا بروید.