روشی برای کارائی بیشتر: جلسات آنلاین برای تمرکز

یادم هست اولین تجربه کار ریموتی که داشتم در اپفورال تو سال ۹۴ شروع شد و اون جا بود که مسئله کارائی (Productivity) برام خیلی بیشتر از قبل اهمیت پیدا کرد. مسئله‌ای که تا به امروز هم همواره یکی از مسائل مهمی هست که بهش توجه می‌کنم. تو این مسیر سعی کردم از تجربیاتم بنویسم و برای بقیه بگم (خیلی‌هاش تو همین وبلاگ به شکل نوشته، ارسال شده). تو کار کردن به شکل دورکاری (ریموت)، مسئله پروداکتیویتی خیلی پررنگ‌تر می‌شه و سخت‌تر. از یه سمت چون احتمالا تنها هستید، ارزیابی خودتون روی کار خودتون بیشتر نمایان می‌شه و از طرف دیگه نبود تعاملات فردی با دیگران تاثیرات منفی می‌تونه روی کارتون ایجاد کنه.

از همون اولین روزهای تجربه کاری ریموت، یکی از مسائل که در موردش زیاد می‌خوندم و سعی می‌کردم راه حل‌های بقیه رو پیدا کنم، بررسی نحوه تعاملات فردی بود و روش‌هایی که شاید بشه شبیه سازی کرد این رویدادها و فضاها رو، بخصوص زمانی که بعلت فاصله مکانی و زمانی امکان ملاقات حضوری هم کم می‌شد. اما خب جایی رو ندیدم که روی این مباحث بخصوص مانور داده باشه (حداقل چیزی که تو ذهن من بود و دنبالش بودم). بگذارید یک مثال ساده بزنم از نمونه کاری که صحبتش شد که شاید بتونه مفید باشه:

یک قرار شام که در یک روز و تقریبا یک زمان مشخص توسط کل اعضای تیم انجام بشه و همون لحظه با هم در ارتباط باشند (اخیرا دیدم شرکت صباایده یک ایده صبحونه رو تقریبا به این شکل انجام داده).

بعد از چند سال با افزایش کار به صورت ریموت، سرویس‌ها و راهکار مختلف و بیشتری ارائه شد و یک راه حل که به نظرم جالب رسید و برخی شرکت‌ها اون رو انجام دادند، این بود:

روشن گذاشتن وبکم در طول زمان کاری. به این صورت که در تایم کاری می‌تونستید همه رو ببینید و صحبت کنید. بعد از این نیز روش‌های مشابه و حتی سرویس‌هایی معرفی شد.

اما از یک سال پیش حدودا با یکی از همکارها ۲ تایم یک ساعته در روز رو مشخص کردیم تا همزمان تو اون زمان مشخص ویدئو کال داشته باشیم و اول جلسه یک توضیح خیلی مختصر در مورد کارهایی که می‌خواهیم انجام بدیم به هم بدیم و در پایان نیز باز به صورت خیلی مختصر یه فیدبک از این زمان به هم بدیم. در باقی زمان جلسه نیز میکروفون‌ها بسته و مشغول به انجام کارها بودیم.

نتیجش عالی بود، برای جفتمون و تمرکز خیلی خوبی برای انجام کار بهمون می‌داد اما بنا به دلایلی ادامه دار نشد و گذشت تا همین چند وقت پیش که دوباره این موضوع برام اهمیت بالایی پیدا کرد و حتی یک سایت دیدم که دقیقا همچین کاری رو داره انجام می‌ده. این سایت رو به همراه یه مختصری توضیحات برای چند تا از اطرافیانم فرستادم و سعی کردم نظرشون رو بگیرم. برای بعضی‌ها جذاب و برای بعضی‌ها چیز بی‌فایده‌ای به نظر می‌رسید تا اینکه این جلسات رو با یک گروه دیگه شروع کردم و بله، نتایج روی شخص خودم عالی بود. فکر کنم یک روز یا دو روز بعدش این موضوع رو داخل تیم مطرح کردم و از اون روز تقریبا هر روز به مدت ۹۰ دقیقه این جلسات رو داریم و خب اونجا هم نتیجه خیلی خوبی ازش گرفتیم و البته سعی کردیم تو این مدت با بررسی فیدبک‌ها و مدل‌های مختلف سعی در بهبود روشمون بدیم تا برای همه مطلوب‌تر و بهتر باشه.

این مطلب رو نوشتم به دو دلیل: یکی انتقال تجربه‌ای که داشتیم و شاید بتونه برای فرد و تیمی هم راهکار خوبی باشه و دومی اینکه تصمیم دارم این گروه رو گسترش بدم و نفرات جدیدی بهش اضافه کنم. اگر علاقه‌مند هستید به این قسمت پس ادامه متن رو بخونید:

فعلا قصدی ندارم تعداد نفرات بالا باشه و احتمالا زیاد محدود نگه خواهم داشت چون فکر می‌کنم اندازه از یه حدی بالاتر می‌تونه به کیفیت لطمه بزنه برای همین اگر علاقه‌مند به حضور هستید، فرمی ایجاد شده که می‌تونید اطلاعات خودتون ارسال کنید (فارسی یا انگلیسی) تا شخصا بررسی و با هم صحبت کوتاهی داشته باشیم و در صورتی که حس کردم به جامعه مدنظر نزدیک هستید، هماهنگی‌های بعدی رو باهاتون انجام می‌دم.

خب، همینجا، اون جامعه مدنظره چه ویژگی‌هایی داره؟

  • کارتون به شکل ریموت باشه یا حداقل بخش زیادی از اون.
  • حوزه کاریتون در حوزه وب و فناوری باشه. برای مثال اگر عناوین شغلیتون در زمینه‌هایی مثل برنامه نویس، مدیر پروژه، مدیر محصول، دیجیتال مارکتینگ و از این دست هست.
  • حداقل ۲-۳ سال تجربه کاری مفید تو زمینه کاریتون داشته باشید.
  • امکان ویدئو کال در زمان حضور در جلسات داشته باشید.

فرهنگ، کشور محل سکونت و جنسیت، محدودیتی وجود نداره.

چطور کار می‌کنه؟

این بخش می‌تونه در آینده تغییر کنه اما کلیتش همینی هست که می‌خونید و اگر تغییری داشت، متن رو همینجا تغییر می‌دم:

زمان جلسات ۹۰ دقیقه خواهد بود و زمان و روزهای اون اعلام خواهد شد (در فرم بخشی هست که می‌تونید بازه زمانی مورد نظرتون رو بنویسید).

جلسات در اپلیکیشن Zoom برگزار می‌شه پس لازمه روی لپ‌تاپ، دسکتاپ یا موبایلتون نصب داشته باشید (لینک شرکت در جلسه نیز ارسال خواهد شد).

در زمان جلسه می‌توانید به گروه اضافه بشید (با ویدئوی روشن / میکروفون خاموش) و یا از گروه خارج شوید. در طول این زمان هیچ صحبت و گفتگویی از هر نوع انجام نمی‌شه (بله، در کل زمان و جلسات صحبتی رد و بدل نخواهد شد و فقط تصویر خواهد بود).

در طول زمان حضورتون بایدی برای حضور پشت تصویرتون نیست اما سعی کنید زمان نسبتا زیادی از اون رو حضور داشته باشید تا بقیه افراد حاضر بتوانند شما را ببینند.

قوانین به چه شکل هست؟

به زودی سعی می‌کنم متن این قسمت رو هم بنویسم اما به طور کل اگر بخوام به موارد مهم اشاره کنم، این‌هاست:

  • این یک گروه کوچک با یک فعالیت مشخص هست. هرگونه فعالیتی جز اون نظیر سیاسی، بازاریابی، دوست‌یابی و… ممنوعه.
  • همونطور که در بالاتر مشخص شد، جلسات به صورت آنلاین و ویدئویی برگزار خواهد شد (ویدئو داشته باشید در زمان حضور (در صورتی که لازم بود برای لحظاتی اون رو قطع کنید، کاملا اوکیه)) و میکروفون در حالت قطع (mute) باید باشد.
  • در زمان حضور، لباس مناسب به تن داشته باشید (مسلما نیاز به لباس رسمی نیست).

سوالاتی که می‌تونه براتون پیش بیاد:

آیا ملاک مشخص و بخصوصی برای تایید جهت حضور در این جلسات وجود داره؟

در حال حاضر خیر. صرفا همون مواردی که در بالا عنوان شد و نظر شخصی خودم بعد از بررسی فرم درخواست و مکالمه با یکدیگر.

اگر بعد از تایید و حضور در جلسات متوجه شدم، این جلسات کارایی مطلوبی برام نداره، چی؟

کاملا اوکیه و می‌توانید از گروه خارج بشید. مطمئنا این روش برای خیلی‌ها کار نمی‌کنه (به زودی یک متن دیگه در رابطه با اینکه چطور استفاده بهتری از این تایم داشته باشیم، خواهم نوشت).

آیا باید در تمامی جلسات حضور داشته باشم؟

خیر. حضور در هیچکدام از جلسات اجباری نیست و صرفا قوانین و حساسیت‌هایی که برای عضویت قرار داده شده، جهت بالابردن کیفیت گروه و استفاده بهتر از اون هست.

چطور می‌تونم بفهمم این جلسات ممکنه برام کار کنه؟

جواب دقیقی مسلما نمی‌تونم بهش بدم اما براساس تجربه و فیدبک‌هایی که این مدت داشتم:

  • محیط ساکتی مثل کتابخونه برای شما مفید بوده و باعث افزایش تمرکز و کارائیتون می‌شده.
  • کارائیتون در زمانی که کارتون به شکل ریموت شده، افت پیدا کرده.
  • مشکل در نشستن و انجام کارهاتون دارید.
  • تو تمرکز کردن مشکل دارید.

اگر سوال بیشتری دارید می‌توانید بهم ایمیل بزنید. پر کردن این فرم، ملاک درخواست برای حضور در این جلسات خواهد بود و اینم در نظر داشته باشید که تعداد محدود خواهد بود و البته اولویت با نفراتی هست که زودتر این فرم را پرکنند (احتمالا در چند مرحله در طی چند هفته آینده، نفرات جدید به گروه اضافه بشوند).