چک لیست برای کارهای تکراری

checklist1

چک لیست ها مجموعه ای از یکسری کارهاست که می تواند دارای ترتیب هم باشد. تقریبا برای هر کار تکرار شونده ای می شود یک فرآیند و چک لیست آماده کرد.

چرا چک لیست داشته باشیم؟

چک لیست های مزایای خاص خودشون رو دارند، بطور نمونه:

  • باعث نظم بیشتر در انجام کارها می شه
  • برای افرادی که دقت کمی دارند و ممکنه بخشی از فرآیند رو فراموش کنند بسیار مفید هست
  • باعث افزایش کیفی خروجی خواهد شد (در صورت مناسب بودن چک لیست)
  • با بازبینی مرتب اون می شه فرآیند رو مرحله به مرحله بهتر کرد
  • ورود افراد جدید به تیم و آشنایی اون ها با کار سریعتر و بهتر انجام می شود

چرا چک لیست نداشته باشیم؟

همونطور که وجود این چک لیست ها مفید هستند، معایبی هم دارند، بطور نمونه:

  • می تواند باعث کاهش شدید خلاقیت شود
  • برخی فرآیندها می تونه باعث طولانی شدن بی مورد کار بشود
  • یک چهارچوب مشخص در ذهن ایجاد می کند

کی چک لیست درست کنیم؟

هر زمان فرآیندهای تکراری که در بازه های زمانی کوتاهی شکل می گیره و شامل یکسری کارهای مشخص هست، می تونیم به فکر ایجاد چک لیست باشیم. البته می شه گفت تمامی کارها به نوعی در طی یک فرآیند مشخص شکل می گیرند و موضوع ریز شدن در چک لیست هست. در مجموع بهتر است همواره فرآیندها را ببینید حتی اگر چک لیستی درست نمی کنید.

چطور یک چک لیست آماده کنیم

پیشنهاد من برای شروع استفاده از نقشه های ذهنی هست. حتی با استفاده از سرویس هایی نظیر MindMeister می شه به صورت آنلاین و گروهی یک نقشه ذهنی رو پیش برد. برای آشنایی بیشتر با این روش کافیه عبارت نقشه ذهنی را در گوگل جستجو کنید.

نقشه های ذهنی فرآیندها رو در شاخه های مختلف برای شما آشکار می سازد و یک دید خیلی خوب از کارها به شما می دهد. گاهی همین نقشه های ذهنی می تواند چک لیست شما باشد اما می توانید آن را تبدیل به یک چک لیست کنید.

مسئله مهم در آماده سازی چک لیست ها میزان ورود به جزئیات کارهاست. تقریبا می شه گفت هرچه بیشتر وارد جزئیات شوید، خلاقیت در انجام فرآیند کمتر می شه و البتهاین همیشه چیزه بدی نیست و خیلی جاها لازمه که خلاقیتی هم روی کار صورت نگیره.

نکته مهم دیگر در آماده سازی چک لیست، بررسی مداوم اون هست. آماده کردن چک لیست می تونه یک چهارچوب مشخص برای فرد یا افرادی که آن را ایجاد کرده اند، ایجاد کنه و این می تونه خیلی خطرناک باشه و باعث بشه راه های دیگه هیچوقت دیده نشود.

نمونه عملی: فرآیند تولید محتوا در اپفورال

در اپفورال ما فعالیت در شبکه های اجتماعی نظیر فیس بوک، اینستاگرام و توییتر رو داریم و البته یک وبلاگ که محتوای مرتبطی برای کاربران آن تهیه می کند.

در زیر تصویری از نقشه ذهنی ای که شکل گرفت را مشاهده می کنید:

appforall-content-marketing

فرآیند از ایده یافتن محتوا، تا نگارش، انتشار، تبلیغات و گسترش مطلب و در آخر بررسی باخورد اون مشخص شده و در آخر به یک چک لیست با ترتیب مهم و نکات برای هر بخش رسیدیم:

  1. بررسی تقویم رویدادها – انتخاب محتوا و مطلب مورد نظر برای کار
  2. اضافه کردن به تیم ورک / افزودن تاریخ انتشار / اضافه کردن به تقویم
  3. آماده سازی متن
  4. ارسال متن آماده شده در گروه تلگرام به منظور بررسی توسط دیگر اعضای تیم + رفع اشکالات احتمالی
  5. درخواست از تیم گرافیک برای تهیه تصویر در شبکه های اجتماعی و وبلاگ
  6. پیگیری برای آماده و نهایی سازی تصویر
  7. ارسال مطلب در وبلاگ
  8. اشتراک گذاری در شبکه های اجتماعی (توییتر – فیس بوک – اینستاگرام)
  9. اشتراک گذاری در گروه تلگرام
  10. قرار دادن متن در برنامه اپفورال برای نمایش کاربران برنامه
  11. پروموت کردن مطالب در مکان های مشخص شده برای افزایش حداکثری از نوشته
  12. بررسی بازخوردها و آمار و ارقام 24 ساعت بعد از قرار دادن مطلب در مکان های مشخص شده

نکات:

  • تقویم رویدادها
    • رویدادهای مهم و تقویمی روی این تقویم وارد بشه
      • در صورتی که دسترسی ندارید از نوید بگیرید
    • این تقویم با تیم ورک متفاوت هست و صرفا شامل رویدادهای روز مثل روز حافظ می باشد
    • این تقویم روی Google Calendar وجود دارد
  • پروموت کردن مطالب
    • هدف: بازدید حداکثری از نوشته
    • یک لیست از جاهایی که می شه این نوشته رو قرار داد (لینک و هر چیزی) آماده بشه
    • از اطرافیان درخواست لایک / شیر / و … بشه
  • بررسی فیدبک کاربران
    • به تفکیک روی هر شبکه اجتماعی
    • ساعتی که قرار داده شده
    • نظراتی که ارسال شده
    • میزان فیدبکی که گرفته شده
    • هدف: استفاده از تجربیات بدست آماده برای بهبود مطالب بعدی
  • نکات شبکه اینستاگرام
    • محدودیت ارسال روزی حداکثر 3 تصویر
    • استفاده از ساعت مناسب برای انتشار (با توجه به تحقیقاتی که منظم داره انجام می شه)
    • بین مطالب ارسالی زمانبندی مناسب برقرار باشه
    • در توضیحات در اولین خط یک Enter می زنیم
    • در توضیحات از Enter برای تفکیک بهتر نوشته استفاده شود
    • استفاده از اسمایلی های کیبورد جهت جلب توجه و عدم یکنواختی متن پیشنهاد می شه
    • تگ ها در کامنت بعدی قرار بگیره
    • تگ هایی مثل آیفون و آیپد همواره بررسی شده و تصاویر ارسالی کاربران با این تگ از طریق اکانت اپفورال لایک شود
  • نکات شبکه توییتر
    • محدودیت خاصی برای قراردادن مطلب بر روی این شبکه وجود ندارد
    • تا جای امکان برای تمامی توییت ها تصویر قرار داده شود
    • استفاده از تصاویر متحرک پیشنهاد می شود
    • توییت هایی که جنبه فان داره و امکان ریتوییت هم هست منتشر بشه البته مرتبط هم باشه با کاری که انجام می دهیم
    • ارسال ها توسط سرویس Buffer انجام گیرد
    • با استفاده از سایت Tweetdeck یکسری تگ های مرتبط و مشخص شده Track شود و در صورت نیاز جواب داده شده / Fav یا ریتوییت شود
    • توییت کاربرانی که از اپفورال تعریف می کنند ریتوییت شود و از نظر آنها تشکر شود
    • اپ های رایگان شده یا تخفیف خورده می تواند از طریق توییتر معرفی شود
  • نکات شبکه فیس بوک
    • محدودیت روزی 5 مطلب رو داریم
    • تمامی مطالب حاوی تصویر باشند
    • قراردادن ویدئو روی فیس بوک پیشنهاد می شه
    • نظرات داده شده روی فیس بوک بوسیله اکانت اپفورال لایک شود
  • پیدا کردن محتوای خوب
    • جمع آوری لیستی از وب سایت های فارسی و انگلیسی مرتبط با این حوزه
      • قراردادن فید آن ها در Feedly
    • بررسی تگ های ترند و مرتبط توییتر (موجود در ستون کناری سایت توییتر)
      • برای استفاده به صورت مشخص تر لازمه به صورت Anonymous سایت توییتر را باز کنید