استندآپ میتینگ کارآمد

شاید خیلی‌هاتون با مفهوم و کار استندآپ میتینگ آشنا و تجربه حضور در چنین جلساتی رو هم داشته باشید. همیشه جز اون دسته بودم که مخالف این نوع جلسات بوده و هستم. البته مشکلم بیشتر با جلسه هست و خب مفهومی که بخواد هر روز جلسه ایجاد کنه برای اعضای تیم؟ معلومه که نه!

اگر در این جلسات حضور داشته باشید، اسکرام مستر یا مدیر پروژه تیمتون از اهداف و مزایای این جلسات گفته اما در عمل مشکلاتی که احتمالا به وضوح ازش دیدید:

  • صبح بگذاریم یا بعد از ظهر؟ قبل از شروع کار بگذاریم یا بعد از شروع کار؟ خب تقریبا هیچ کدومش امکان پذیر نیست. یکی زود میاد یکی دیر. پس احتمالا یا باید ساعت ۱۱ بگذاریم یا ساعت ۴ یا ۵. خب این دقیقا ساعت‌هایی هست که نفرات در اوج تمرکز کاریشون هستند و یه جلسه حتی کوتاه هم می‌تونه این تمرکز رو از بین ببره به طور کامل.
  • جلسات با اصراری که برای کوتاه و مفید بودنشون هست اون خروجی مناسب رو ندارند و بحث خیلی مواقع به بی راهه کشیده می‌شه.
  • بعد از مدتی کمتر کسی گوش می‌ده کی داره چیکار می‌کنه و عملا به شکل ربات مانند کلمات میاد و میره تا تمامی نفرات نوبتشون تموم بشه (یه دلیلش اینه که موقعی که نفرات در حال بیان کارهای روزشون و بحث هستن، احتمالا شما دارید به حرف‌هایی که باید خودتون بزنید فکر می‌کنید و یا اینکه یه موضوعی که نفری در تیم مطرح کرده، کامل فکر شمارو درگیر کرده و خب چیزه دیگه‌ای نمی‌شنوید).

با این اوصاف آیا این کار خوب هست اصلا؟ ۱۰۰٪! اما نه به این شکل.

اگر بتوانیم در زمان صرفه جویی بیشتری بکنیم، باعث قطع تمرکز افراد در تیم نشیم، محدود به زمان بخصوصی نکنیم، احتمالا خیلی از مشکلات بالا حل می‌شه. اما چطور؟

حدود ۵ سال پیش وقتی فهمیدیم Basecamp نسخه جدیدی رو داره آماده می‌کنه، تونستیم یه دسترسی قبل از انتشار ازشون بگیریم (قدرت توییتر رو دست کم نگیرید!) و در این سیستم بخشی به نام Automatic Check-ins وجود داشت که این موضوع تا حد زیادی برای من حل کرد و خب مانند روش DRI، چندین سال هست که از این روش استفاده می‌کنیم تا تمام افراد تیم را در جریان کارهای یکدیگر قرار بدیم.

روش این کار نیز بسیار ساده هست: هر فردی به صورت روزانه قبل از شروع کارش به چند سوال از پیش تعریف شده باید جواب بده:

  • دیروز چه کارهایی انجام دادید؟
  • امروز قرار هست چه کارهایی انجام بدهید؟
  • آیا چیزی هست که شما را بلاک کرده باشد؟

جواب دادن به این سوال‌ها توسط اعضای تیم و البته در دسترس بودن پاسخ‌ها بین اعضای تیم چندین مزیت داره،‌ مانند:

  • تمامی افراد تیم در جریان کل کارهای تیم و نفرات قرار می‌گیرند و خب همین موضوع خودش مزایای بسیاری رو به همراه داره.
  • زمان کمتری از مدیرپروژه برای مدیریت کارها گرفته می‌شه. کافیست چند دقیقه به جواب‌ها نگاه کنه تا اگر کاری با اولویت اشتباه در حال انجام باشد، آن‌را اصلاح کنه و یا اگر کسی در انجام کارش به مشکل خورده، اون مشکل رو برطرف کنه (سوال شماره سه).
  • افزایش حس مسئولیت پذیری در تیم و همراه شدن بیشتر در کارها و پروژه‌ها بین نفرات تیم.
  • فکر کردن به کارهای روز هنگام نوشتن کارهای روزانه که باعث مدیریت بهتر و باز شدن ذهن در صبح می‌شود.

اما در ادامه موارد مهمی که در طول این سال‌ها بهش برخوردم برای جا انداختن این فرآیند بین تیم رو اشاره می‌کنم:

  • چطور بنویسیم؟ سوالی هست که برای اعضای تیم پیش میاد. جواب من معمولا اینه: فکر کن امروز ازت می‌پرسم دیروز چه کارهایی انجام دادی؟ احتمالا برام به صورت چند تا جمله یا یکی ۲ تا پاراگراف تعریف می‌کنی. همون‌ها رو بنویس حالا. برای کارهای امروزت هم همینطور.
  • خب لیست کارها که تو برنامه مدیریت پروژه هست، چرا اینجا باید بیام دوباره بگم؟ نوع دید و نحوه نوشتار در اینجا متفاوت هست هم نوعش و هم هدفش. قرار نیست کل اون موارد اینور هم منتقل بشه، هرچند می‌تونید برای توضیحات بیشتر ارجاع بدید به تسک مربوطه اما اهداف این کار همانطور که در بالا اشاره شد با سیستم مدیریت تسک، متفاوت هست و قرار هست کل تیم در یک جریان کارهای یکدیگر قرار بگیرند و البته خودتان به کارهای امروزتان فکر کنید و قبل از شروع کار یه بررسی برای کارهای امروزتون داشته باشید.
  • این سیستم به شدت فرار هست. یعنی اگر محکم نگیرید به مرور افراد باعث می‌شه چیزی ننویسند. پس پیشنهاد من این هست که اگر لازمه هر روز پیگیری کنید از اون‌هایی که ننوشتن و بخواین که در اولین فرصت (همین حالا) بنویسند. برای جا انداختن یکسری موارد، جدای از توضیح و شفاف کردن اهمیت آن و نقاط مثبت آن، زور و اجبار هم لازمه متاسفانه.
  • نحوه نوشتن در بالا بهش اشاره شد. نکته مهم این نوشتن اینه که توسط اعضای تیم قابل فهم باشه و نه خود فرد و مدیر پروژه. یعنی هر کسی که در تیم و جریان کلی کارهاست از اون توضیحات باید بتونه به یک دید مناسب از کاری که فرد داره انجام می‌ده، برسه. پس مواردی مثل: رسپانسیو کردن سایت. طراحی سایت و امثالهم اشتباهه… رسپانسیو کردن چه صفحه‌ای؟ طراحی چه بخش و یا چه پروژه‌ای؟ هر جا دیدید که کارهای روز قبلتون با امروزتون داره یکسان می‌شه پس بدونید به اندازه کافی وارد جزییات نشدید و هر جا که دیدید وقت زیادی داره از شما برای نوشتن این متن گرفته می‌شه، بدونید که دارید زیادی وارد جزییات می‌شوید.
  • اهمیت سوال سوم: سوال سوم یه مقداری نامفهوم ممکنه باشه اما بسیار با اهمیت هست. در این سوال، نفرات تیم باید مشکلات و یا کارهایی که از انجام کارشون به شکل صحیح جلوگیری می‌کنه، را بنویسند. همین موضوع باعث می‌شه دیگه شاهد چیزایی نظیر اینکه «چرا به من نگفتی این موضوع رو؟»، تا حد زیادی برطرف بشه.

امروزه سیستم‌های زیادی برای انجام اینکار ایجاد شدند. اما بهترینی که دیدم همین Basecamp هست و خب خوشبختانه این سیستم از چند روز پیش یک نسخه رایگان هم ارائه داده که می‌توانید تا ۲۰ نفر را به آن اضافه کنید و از بخش Automatic Check-insش استفاده کنید. همچنین اگر از اسلک برای هماهنگی بین تیمی استفاده می‌کنید، DailyBot هم گزینه خوبیه و کل فرآیند از داخل اسلک قابل انجام هست.

البته باز می‌تونید سیستم‌های دیگری را نیز بررسی کنید تا ابزاری که برای شما بهتر کار می‌کند را پیدا کنید. برای پیدا کردن سیستم‌های مشابه می‌توانید از Product Hunt استفاده کنید.

پی‌نوشت: اشاره شد که قبل از شروع کار این متن در صبح نوشته بشه، اما می‌تونه در پایان روز کاری هم نوشته بشه. کاملا بسته به تیمتون و تصمیمی که می‌گیرید داره. اما مهمه که اگر قرار هست صبح نوشته بشه و قبل از شروع کار، پس همه باید صبح بنویسند و بلعکس.

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *