چند هفته قبل در بخشی از مطلب «وقتی نمی‌توانیم روی برنامه کار کنیم» به این اشاره شد که گفتن کلمه «نه» می‌تواند باعث حذف یکسری کارهای اضافی و در نتیجه ایجاد زمان بیشتر برای رسیدن به کارهای مهم شود. در همین رابطه، امروز قراره نگاهی داشته باشیم به دو دسته کار:
- مهم
- فوری
زمان‌های زیادی بوجود می‌آید که در منجلاب کارهای فوری‌ای قرار می‌گیریم که مهم نیستند. بقیه همواره از ما زمان بیشتری طلب می‌کنند و هر چقدر زمان بیشتری برایشان قرار دهیم باز هم زمان بیشتری را می‌خواهند.
خب! جطور می‌شود بدون اضافه کردن ساعت کاری بیشتر به موفقیت رسید؟ جواب ساده است: وقت گذاشتن بیشتر روی کارهای مهم و کمتر کردن زمان برای انجام کارهای فوری.
اما در ابتدا این دو را تعریف کنیم:
- مهم: هر کاری که شما را به اهدافتان نزدیکتر کند
- فوری: هر کاری که حس کنید برای شما ویا دیگران مهم است بطوری که اگر هم همان موقع انجام نشود یا هیچوقت انجام نشود اتفاق بزرگی رخ نخواهد داد.
کارهای فوری به ما حس خوبی می‌دهند. اون‌ها رو می‌توانیم خیلی سریع به Trello / Wunderlist / Todoist و هرچیزی که بلدیم اضافه کنیم، سریع انجامشون بدیم و بعد تیکش را بزنیم و در آخر با یک حس خوب بگیم «ایول! امروز ۱۶ تا کار رو تموم کردم».
اما در اون سمت کارهای مهم ممکن است زمان‌بر، سختتر و کم هیجان‌تر باشند اما آنها هستند که شما را به اهدافتان نزدیکتر می‌کنند.
چطور بفهمیم یک کار مهم است یا فوری؟ کافیست یک سوال مشخص از خودتان بپرسید:
اگر زمانم را برای انجام این کار قرار دهم، به کدام هدفم نزدیکتر می‌شوم و چگونه؟
اگر جواب «هیچکدام» ویا «مطمئن نیستم» است، این یک کار فوری محسوب می‌شود و در غیر اینصورت اگر هدف مشخصی شناسایی شد که می‌توانید تاثیر و میزان آنرا برای رسیدن به اون هدف بسنجید، این کار مهم است، پس انجامش بدهید.
بزارید با چند مثال قضیه را روشن‌تر کنیم:
نمونه کارهای مهم:
- به اتمام رساندن برنامه ریزی سه ماهه
- شروع کمپین بازاریابی جدید
- استخدام یک برنامه نویس
- حل مشکل رابط کاربری برنامه
نمونه کارهای فوری:
- جواب دادن به ۱۵۴ ایمیل موجود در اینباکس (Inbox Zero | چرا و چگونه)
- خواندن مطالب جدید موجود در Feedly و هفته نامه طراحی وب فارسی
- پاسخ تماس تلفنی دوستان/آشنایان و…
- بروزرسانی لیست کارهای برای انجام
- بازچینی اتاق کار برای بیشتر شدن فضا و بهتر شدن اون
- هماهنگی برای ناهار با فلانی
موارد بالا تنها مثال بودند و می‌توانند در شرایط مختلف جاهاشون هم تغییر کند. بله، منم می‌دونم کارهای فوری هم کارهای مهمی هستند و قرار نیست دیگر آنها را انجام ندهیم، بلکه هدف تمرکز بیشتر روی کارهای مهم است.
در همین رابطه می‌توانید مطالب جالب و خیلی خوب آقای Aaron Harris را با عناوین Things that aren’t work و Things that aren’t progress را مطالعه کنید.
این نوشته با کمی تغییر ترجمه شده مطلب Important vs urgent است. در آینده مطلبی با عنوانی شبیه به «جدا کردن کار از پیگیری» و احتمالا «لزوم تعریف ساعت‌های طلایی و باید و نبایدهای آن» خواهم نوشت که می‌تواند تکمیل کننده این نوشته نیز باشد.