مدیریت ذره بینی، نابود کننده وقت، اعصاب، روان، همه چیز

micro-manager

مدیریت ذره بینی روشی از مدیریت هست که مسئول مربوطه روی تمامی جزئیات نظارت دارد و وارد می شود. معمولا درصد بالایی از ما دارای این خصوصیت حالا کم یا زیاد هستیم (خودآگاه و ناخودآگاه). اما از نشانه هایی که می شه فهمید مشکلاتی در این زمینه در تیم وجود دارد:

  • چند روز نباشید همه چی بهم می ریزه
  • زمان و انرژی زیادی در روز برای مدیریت کردن افراد و کارها صرف می شه
  • فردی در تیم وجود دارد که با رفتنش از تیم، امکان نابود شدن مجموعه و تیم حداقل برای مدتی وجود دارد
  • افراد برای کوچکترین مسائل به مدیریت مراجعه کرده و همواره ترس از اشتباه دارند
  • بخش زیادی از وقت افراد به تهیه گزارش و توضیحات برای مدیریت صرف می شود

چرا مدیریت به این سمت حرکت می کند؟

دلایل زیادی وجود دارد. بطور مثال:

  • دوست داریم بدونیم چه اتفاقی داره میفته
  • افراد بدون ما کاری رو درست انجام نمی دهند. حداقل اکثرشون
  • براساس عادت ها و تجربه (مورد بالا) و چیزی که تا به امروز یاد گرفتیم و غیرمستقیم گفته شده مدیریت یعنی این

شاید با یه نگاه به توضیحات بالا بشه گفت همه می فهمن که این روش خوب نیست. پس چرا باز هم همین فرآیند طی می شود؟ من دو مورد به ذهنم می رسه: 1- بدون این روش همه چیز نابود می شه 2- حالت ناخودآگاه ما به این سمت کشیده می شویم.

چطور در راستای حذف این روش حرکت کنیم

ardennes-road

چرا را مشخص کنید

فرآیندها را بررسی کنید. بدونید چرا می خواهید این راه را بروید و قصد دارید چه مشکلاتی را حل کنید. تیم وقتی نتواند کارهای خودش را با راه حل های خودشان پیش ببرند، نمی توانند یاد بگیرند و پیشرفت کنند، علاوه بر این آزاد شدن وقت مدیر هم باعث می شه تا روی مسائل مهمتر زمان بزاره. نتایج را با اعضای تیم مطرح کنید. هر شرکت و گروهی ساختار و شرایط مخصوص به خودش رو داره، بنابراین راه خود را بسازید و اون رو با اعضا به اشتراک بگذارید.

از یک نفر درخواست کنید شمارا ارزیابی کند

حدف مدیریت ذره بینی سخت تر از چیزی هست که فکرش را بکنید (مثل دموکراسی می مونه). مسیر باید مشخص باشه، برای آن برنامه داشته باشید، زمان نیاز هست، هزینه باید کنید و…

معمولا در طول مسیر زمانی که به جاهای سخت می رسیم و مشکلات نمایان می شود سریعترین راه را برگشت به حالت قبلی برای حل مشکل می بینیم. در اینجا نیز استمرار روی مسیر هست که یک قسمت مهم از موفقیت را می سازد.

در عین حال با توجه به عادت هایی که در این سالیان داشتیم و بهمون گفتند راه درست اینه، خیلی جاها نادانسته متمایل به این روش می شویم. در اینجاست که وجود یک نفر برای نگه داشتن در طول مسیر و نشون دادن حرکات اشتباه در حالی که شنیدنش سخته، اما خیلی مفید هست.

مقصد را نشان دهید

huge.15.75761

مطمئن شوید همه افراد تیم اهداف اصلی مجموعه، مسیر و دید به آینده را می دانند. معمولا خیلی از مشکلات نداشتن دید کلی در مجموعه هست. پس از آن یک مرحله جلوتر بروید: کارها را براساس اولویت بچینید و نه زمان (بخوانید: آنچه من از برنامه ریزی شخصی آموختم) و در نهایت یک Roadmap از مهمترین کارها برای انجام براساس اولویت ایجاد کنید و باز تاکید می کنم که مطمئن شوید همه از دلایل اولویت بندی کارها آگاه هستند (چرا این کار باید مهمتر از اون کار باشد؟).

حالا که هدف را مشخص کرده اید به اعضا اختیار طی کردن مسیر برای رسیدن به هدف را بدهید. بگذارید افراد از مسیری که می خواهند و فکر می کنند درست هست برای رسیدن به هدف، حرکت کنند. گفتگوهای درون تیمی را زیاد کنید تا افراد برای پیشبرد کارهاشون بتوانند با دیگر اعضای تیم در ارتباط و تعامل باشند (بخوانید: هماهنگی برای دورهمی).

در این مرحله باید همواره در کنار تیم به عنوان یک مشاور و راهنما باشید. در این مرحله خیلی مشاهده می شه که برخی نمی دانند چطور باید مسیر را طی کنند و همین باعث شده تا کارشان متوقف شود. هرچقدر افراد بیشتر به مدیریت ذره بینی عادت کرده باشند گذر از این مرحله سخت تر است. هنگام مشاوره و راهنمایی سعی نکنید باز به سمت توضیحات با جزئیات بروید، در نهایت می توانید عنوان کنید من اگر قرار بود این مسیر را طی کنم، این موارد را در نظر می گرفتم و از این دست.

نظارت و راهنمایی و البته پیگیری در اینجا خیلی مبحث مهمیه. در حقیقت حذف مدیریت ذره بینی باعث حذف نظارت، راهنمایی و پیگیری نمی شود. می توانید چارچوب (چهارچوب؟)های کلی را تعریف کنید تا افراد از مسیرها به کلی منحرف نشوند.

همواره این مورد را در نظر داشته باشید که این فرآیند هزینه دارد و خیلی جاها باید فرصت اشتباه بدهید، حتی اگر می دانید مسیر اشتباه است سعی کنید راهنمایی کنید و نه دخالت. در حقیقت مسئول انجام کار مربوطه وقتی با یک نفر است پس آن فرد باید راه را تشخیص و طی کند. وظیفه شما ایجاد شرایط مناسب برای حرکت در مسیر است. به یاد داشته باشید که برای بیشتر چیزها، هیچ چیز انقدر بد نیست که نتوان آنرا درست کرد. حرکت در این راستا را به چشم سرمایه گذاری ببنید.

با افرادی که نمی توانند بدون مدیریت ذره بینی کار کنند، چه کنیم؟

هستند افرادی که باید حتما تا جزئیات هر کاری را به آن ها بگویید و روی تک تک کارهایشان نظارت داشته باشید. اما چه کنیم؟

از اونور بوم افتادن

تیم هایی رو من مشاهده کردم که اختیارات زیادی به افراد می دهند و دست را نیز کاملا باز می گذارند. همونقدر که مدیریت ذره بینی مشکل ساز هست این مورد هم می تواند باعث بروز مشکل شود. چراکه:

  • ممکن هست فرد را در جای نادرستی قرار داده باشیم که باعث مشکلات در روابط درون تیمی هم بشود
  • هیچ نظارتی بر روی کارها نیست یا حداقل نظارت درستی نیست
  • اهداف مشخصی برای افراد وجود ندارد. چه زمانی آن ها باید متوجه شوند به هدف رسیده اند ویا کارشان را درست انجام داده اند
  • ممکن هست فرد حس کند، وقتی برای مدیریت مهم نیست (عدم پیگیری و…) چرا من باید دل بسوزانم؟

اگر تجربیاتی در این راستا دارید ممنون می شم در موردش بنویسید.

پی نوشت: بعد از نوشتن این مطلب متوجه شدم که علی نعمتی شهاب هم به تازگی در وبلاگ خوبش مطلبی با عنوان “مدیریت ذره‌بینی چیست؟” نوشته که پیشنهاد می کنم اون رو هم بخوانید (این عبارت مدیریت ذره بینی رو از اونجا برداشتم :دی)

پی نوشت 2: من هیچ تحصیلات آکادمیکی در زمینه مدیریت و… ندارم. اکثر مطالبی که می خوانید برپایه تجربیات شخصی خودم و دیگران است.

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *