همه ما با واژه inbox خصوصا در برنامه های ایمیل آشنایی داریم، محلی که ایمیل های دریافت شده به آن قسمت می رود.
بسیاری از ما روزانه بارها به ایمیل خود مراجعه می کنیم و ایمیل برایمان ابزار بسیار ضروری برای انجام فعالیت های روزانه است، پس بهبود استفاده از آن می تواند در افزایش کارائی ما تاثیر مهمی داشته باشد.
در اولین مرحله بیایم تعریف جدیدی از inbox برای خودمان داشته باشیم:
inbox محلی است که بر روی اجزای آن عملی صورت نگرفته است و در نمونه برنامه های ایمیل یعنی آن هایی که هنوز بررسی نشده اند، می توان اینطور گفت: inbox پوشه ای از کارهاست که در انتظار بررسی اولیه شما می باشد.
نکته مهم: یک اشتباه بسیار خطرناک این هست که تمامی ایمیل های خود را حتی بعد از خواندن در inbox خود نگه دارید. inbox برای برای بایگانی و آرشیو نمی باشد، در بیشتر سرویس ها محلی با همین نام برای این کار وجود دارد.
حالا بعد از تغییر تعریف در مفهوم inbox باید پوشه هایی داشته باشیم تا بتوانیم بعد از بررسی، ایمیل ها را به آنها انتقال دهیم.
بطور مثال چند نمونه از پوشه هایی که من برای خودم تعریف کردم به شرح زیر می باشد:
Important : ایمیل هایی که درجه اهمیت بالایی دارند و باید حتما بررسی، خوانده و پیگیری شوند.
TODO: ایمیل هایی که باید کاری روی آن ها انجام شود.
To Read: ایمیل هایی که تنها باید خوانده شود.
To Reply: ایمیل هایی که باید پاسخ داده شوند.
توجه داشته باشید که هر ایمیل می تواند در چند دسته و پوشه قرار گیرد ( در جیمیل به آن Label گفته می شود ).
این روش جدید باعث می شود تا شما:
- ایمیل هایتان را بهتر سازماندهی کنید
- حس بهتری داشته باشید ( یک inbox خالی یک inbox باحال است! )
- بتوانید روی یک مبحث خاص تمرکز بهتری داشته باشید
- ذهنتان برای انجام کارهای مهمتر آماده شود
مثال:
صبح که من ایمیلم رو باز می کنم ایمیلی از رضا می بینم. آنرا وارد بخش To Read می کنم. پس از بررسی کامل inbox به بخش To Read های خودم می رم، جایی که ایمیل رضا هم آنجا قرار دارد. پس از خواندن متوجه می شم که رضا گفته چیزی رو براش بررسی کنم. این ایمیل رضا برای من حالت ضروری نداره و من می توانم در وقت های آزادم این بررسی را انجام بدم، پس با افزودن 2 برچسب TODO و To Reply و حذف برچسب To Read کار خودم رو ادامه می دم.
پیشنهاد اول: برای شمایی که به کارایی اهمیت می دهید استفاده از سرویس Gmail هست چراکه تفکر جیمیل دقیقا بر مبنای افزایش کارایی بنا شده است و این تفکر را می توان در بسیاری از قسمت های آن مشاهده کرد. در همین نمونه شما منویی را در جیمیل مشاهده می کنید که پس از افزودن Label به ایمیل آنرا از inbox خارج کنید و یا به طور نمونه همزمان چندین Label به یک یا چند ایمیل اضافه کنید.
پیشنهاد دوم: بهتر است در ساعت های خاصی از روز بطور مثال صبح، ظهر و عصر اقدام به بررسی inbox خود بکنید.
پیشنهاد سوم: خواندن مقالات موجود در این صفحه.